1*        VERBİS ne demektir?

            Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelikde ; VERBİS, Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi olarak düzenlenmiştir. Veri sorumlularının , kişisel veri işlemeye başlamadan önce kayıt yaptırmaları gerekmekte olup, işledikleri kişisel verilerle ilgili kategorik bazda bilgi girişi yapacakları sistemdir.

2*        VERBİS’e ne zaman kayıt yaptırılmalıdır?

            Veri sorumlusu , kişisel veri işlemeye başlamadan önce , VERBİS  kaydını oluşturmalıdır. Bu anlamda veri sorumlusunun gerçek kişi ya da tüzel kişi olmasının bir önemi yoktur. 

            -Yıllık çalışan sayısının 50’ den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL ‘ den çok olan veri sorumluları 30.06.2020 tarihine kadar,

            -Yıllık çalışan sayısı 50`den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL`den az olup ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan veri sorumluları 30.09.2020 tarihine kadar,

            -Yurtdışında yerleşik gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları 30.06.2020 tarihine kadar,

            -Kamu kurum ve kuruluşu veri sorumluları 31.12.2020 tarihine kadar VERBİS kayıtlarını oluşturmalıdır.

            Ayrıca , VERBİS kayıt yükümlülüğü olmayan veri sorumlusunun , daha sonradan bu yükümlülük kapsamına girmesi halinde ; o tarihten 30 gün içerisinde VERBİS’ e kayıt olması gerektiği unutulmamalıdır.

3*        VERBİS’ e kayıt tarihinin belirlenmesinde bahsi geçen “Yıllık çalışan sayısı” hangi kıstasa göre hesaplanacaktır?

            2018 yılının en az 7 ayında,  muhtasar ve prim hizmet beyannamesinde  bildirilen sayı  50 nin üstünde ise 30.06.2020 tarihine kadar, aksi taktirde 30.09.2020 tarihine kadar kaydın oluşturulması gerekmektedir. Burada hesap yapılırken , 7 ayın ardışık olması önemli değildir.

4*        VERBİS’ e kayıt tarihinin belirlenmesinde bahsi geçen “Yıllık mali bilanço toplamı” nasıl hesaplanacaktır?

            Tamamlanan yılın içerisinde  veri sorumlusu tarafından yetkili kamu kurumuna yıllık olarak verilmekte olan gelir veya kurumlar vergisi beyanname ekindeki mali tablolarda yer alan mali bilanço bilgisinin dikkate alınması gerekmektedir.Buna göre veri sorumlusunun beyannamesi ekindeki bilançoda yer alan “aktif” ya da “pasif” bölümündeki toplam rakam esas alınmalıdır. Bu rakamlar eşit olmak zorundadır.

5*        VERBİS’ e hangi bilgileri girilecektir?

            KVKK nun 16. Maddesine göre ; VERBİS,

a) Veri sorumlusu ve varsa temsilcisinin kimlik ve adres bilgileri.

b) Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği.

 c) Veri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri hakkındaki açıklamalar.

ç) Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları.

d) Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler.

e) Kişisel veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirler.

f) Kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreye ilişkin bilgiler içermektedir.

6*        İrtibat Kişisi Kimdir?

            VERBİS’ e kayıt yapılabilmesi için , öncelikle irtibat kişisi atanmalıdır. İrtibat kişisi , T.C. vatandaşı, gerçek kişi ve  18 yaşını doldurmuş olmalıdır. Bir kişi , birden fazla veri sorumlusu için irtibat kişisi olamayacaktır. Ayrıca veri sorumlusu istediği zaman irtibat kişisini değiştirebilir.

7*        VERBİS kayıtları nasıl düzeltilebilir?

            Sicile yapılan kayıtlarda değişiklik olması halinde ;değişikliğin meydana geldiği tarihten itibaren 7 gün içerisinde VERBİS üzerinden güncelleme yapılmalıdır.

8*        VERBİS’ e kayıt olmamak ya da bildirim yükümlülüğüne ayrı hareket etmenin cezası ne kadardır?

            2020 yılında güncellenen rakamlara göre ; Veri Sorumluları Siciline kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırı hareket edenler hakkında 36.053 Türk lirasından 1.802.641 Türk lirasına kadar idari para cezası verilecektir.

9*        Envanter hazırlanmadan VERBİS’ e kayıt yapılabilir mi?

            Envanter hazırlanmadan VERBİS’ e kayıt yapılmamalıdır.Zira hazırlanan envanterde veri analizi ayrıntılı bir şekilde yapılmakta, saklama süresinden alınan tedbirlere kadar her husus ayrıntılı bir şekilde incelenmektedir.

            Envanter hazırlanmadan yapılan kayıtlarda, bilgilerin gözden kaçması , yanlış değerlendirilmesi olasılığı oldukça yüksektir.Zira her verinin işlenme amacı , saklama süresi , veri hakkında alınan tedbirler değişiklik göstermektedir.

10*      VERBİS kayıtları düzeltilebilir mi?

            VERBİS kayıtları düzeltilebilir.Ancak düzeltme işlemine başlamadan önce konusunda uzman hukukçulardan destek alınmalıdır.