Yeni bir yazılım kullanmaya karar verdiğinizde önümüze çok sayıda seçenek sunulur, bu seçeneklerin arasında tercih yapmakta epey zorlanırız. Sonuçta bir yazılımın geliştirilmesi ve uygulama aşamasına gelinmesinde epey emek sarf edilir. Zordur bir yazılımı kullanıma sunmak ve sürekliliğini sağlamak.
Yazılım seçme sürecinde en sık kullanılan yöntem DEMO hesaplarını kullanmak geliyor. İstatistiklerimizde yeni kullanıcıların büyük çoğunluğu ort. 25 Dk. demo hesaplarında yazılımı inceliyor ve çıkıyorlar. Buda müşteri adayının DEMO hesabı kullanmasında olumlu bir katkı sunamadığı ortaya çıkıyor.
Genelde yeni bir teknolojiyi ve yazılımı deneme yanılma yöntemiyle kullanarak özelliklerini keşfetme ve kullanma alışkanlığımız var. Bu yöntemi oyun, sosyal medya veya bireysel kullanımlar için geliştirilmiş yazılımlarda yapmak çok uygun ve kolay gelebilir ancak kurumsal ve iş uygulamaları yazılımlarında deneme ve yanılma yönteminin çok fazla işe yaradığı söylenemez. Örn. size bir yolcu uçağının tüm kokpit yazılımını verseler tam anlamıyla kullanabilir misiniz? Cevabım Hayır. Bu yazılımı kullanabilmek için önce ileri seviye pilotaj eğitimi ve tecrübesine sahip olmalısınız buda yetmediği gibi kullanacağınız uçağın model, tipi ve teknolojisiyle ilgili özel bir eğitim sürecinden geçirilmiş, simülatör uçuş testlerinden başarıyla geçmiş olmalısınız ki o uçağın tüm kokpitine hakim olabilesiniz.
Kurumsal ve iş uygulamaları yazılım seçimi ve kullanımları içinde tıpkı yukarıda anlattığım örnekte ki gibi temel sürece sahip olmalısınız ki yazılımdan istenen performansı yakalayabilesiniz. Şimdi diyeceksiniz ki önümüzde o kadar çok seçenek var ki bunların her biri için eğitim süreci uygulamak epey zaman ve maliyet kaybına neden olacak kimse bu zahmete katlanmaz. Evet, kesinlikle haklısınız. İşte bu durumda yazılım seçme sürecinde kritik bulduğunuz özellikleri önceden belirlemelisiniz ve sonrasında potansiyel yazılım markaları üzerinde bu kritiklere göre eleme yapmalısınız.
Bu kritikler neler olmalıdır?
Önce yazılımın işletim mimarisi ve güvenliği yeterli seviyede olmalıdır, bunun belirlenmiş uluslararası standartlara göre sertifikasyonları olması, sürekli denetim altında olması önemlidir,
En önemli konu yazılım, çoklu kullanıcı özelliğine sahip olmalıdır, Kurumsal ve iş uygulamaları yazılımları, bireysel kullanımlar için uygun değildir. Bu tür yazılımlar, şirketinizin birçok farklı sürecine ait verileri işlendiğinden ve analizi yapıldığından farklı rol ve yetkilere sahip kullanıcılar tarafından erişimi sağlanarak veri işleme yapılabilmelidir.
Yazılımın geliştirme süreci nasıl sağlandığı çok önemlidir, örn. bir muhasebe yazılımı alıyorsanız, yazılım ekibinde bu konuda uzmanlaşmış ve destek aldıkları ekiplerinin var olması çok önemli. Yazılım, yasal ve uluslararası standartlara uyumlu olarak geliştirilmiş olmalı ve sürekli kendisini güncelleyebilir özellikte olmalıdır,
Yazılım kullanmaya başladıktan sonra, yazılımınıza güncelleme ve geliştirme süreçleri mutlaka sağlanmalıdır. Günün değişen şartlarına ve müşterinin ekstra beklentilerine karşı yazılımın kendisini geliştirebilir özellikte olması çok önemlidir,
Hızlı destek ve yardım altyapısına sahip olmalıdır. Herhangi bir sorun yaşadığınızda veya bir talebiniz oluştuğunda yazılım sağlayıcının bu kapsamda oluşturduğu süreç altyapısının performansını sorgulamalı ve test etmelisiniz,
Yazılıma erişim sağlayacak kullanıcılar için belirlenmiş kimlik doğrulama altyapısının nasıl işlediğini sorgulamalısınız. Yetkisiz ve güvensiz erişimlere karşı yazılımın nasıl güvence altına alındığını değerlendirmelisiniz. Rol bazlı yetkilendirilmiş hesap yönetiminin var olması, istenmeyen ve sakıncalı veri erişim/işleme durumlarına karşı yeterli önlemlerin alındığı doğrulanmalıdır.
Yazılımınızda kişisel ve özel nitelikli veri işleme var ise, Kişisel Verilerin Korunması Mevzuatına uyumluluğunu mutlaka sorgulamalısınız. Bununla ilgili yasal koşulların sağlandığından ve izinlerin alındığından emin olmalısınız, Veri sorumlusu ve Veri işleyen ilişkisinin belirlenerek gerekli garanti sözleşmeleri yapılmış ve güvence altına alınmış olmalıdır,
Kişisel verilerin bulunduğu sunucuların güvenliği ekstra olarak denetlendiğini ve sertifikasyon sürecinden geçirildiğini doğrulamalısınız,
Acil durumlarda verilerinizin başına iş gelmemesi veya hizmet kesintisine uğramamanız açısından yazılım sağlayıcınızın gerekli önlemleri aldığından ve bu sürecin sürekli denetlendiğinden emin olmalısınız,
Veri veya farklı yazılım entegrasyonları için gerekli izinlerin alındığı ve sözleşmelerin varlığını gözden geçirmelisiniz.
İşlenen verilerinizin raporlanabilmesi, paylaşımı ve analizi gibi özellikleri olmalıdır,
Veri mülkiyeti ve gizliliği kavramına ilişkin kuralların ve uygulama yöntemleri belirlenmiş olmalıdır. Kurumsal yazılımlar, genelde şirketlerin süreç yönetimleri için kullanılmaktadır. Dolayısıyla yazılıma işlenen her veri şirketlerin mülkiyeti ve kontrolü altında güvenceye alınmalıdır. Örn. Kopyalama, silme ve imha işlemlerine karşı koruma altına alınmış olmalıdır. Veri sorumlusundan izin alınmadan hiçbir veri işlenmemeli veya başka bir işleme tabi tutulmamalı, buna yazılım destek ve hesap yöneticileri dahil,
Temel olarak yukarıda saydığımız kritik özellikleri karşılayan yazılımları belirleyerek seçme sürecinizi ilerletebilirsiniz. Sonrasında kritik özelliklerden geçen yazılımların temsilcileriyle yazılımın işlevselliği ve beklentilerinizin karşılanmasıyla ilgili değerlendirme toplantıları yapmalısınız. Bu toplantılara, önceden soru listelerinizi oluşturarak girmeniz toplantının daha verimli ve hızlı sonuçlanmasına katkı sağlayacaktır.
Ve son olarak tüm bu aşamalardan geçen yazılımların satınalma, kurulum, eğitim vb. maliyetleri üzerinde değerlendirmeler yapmalısınız. Sonuçta yeni bir yazılımın satınalma maliyetinden çok yazılımı devreye alma sürecinde harcanan emek ve zamanın boşa gitmesinden dolayı şirketinizde ortaya çıkacak zararın maddi boyutu daha büyük olacaktır. Bu tür riskler etraflıca analiz edilerek bir proje yönetimi prensipleri çerçevesinde ele alınması ve sürecin başlatılması ve sonuçlandırılması oldukça fayda sağlayacaktır.